Entgeltabrechnungen dürfen auch digital erfolgen – neues Urteil des Bundesarbeitsgerichts

Das Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 28. Januar 2025 (Az. 9 AZR 48/24) befasst sich mit der Zulässigkeit von digitalen Entgeltabrechnungen. Das Gericht entschied, dass Arbeitgeber Gehaltsabrechnungen auch ausschließlich in elektronischer Form bereitstellen dürfen, solange diese den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Dazu gehören:

• Dauerhafte Verfügbarkeit: Die Abrechnungen müssen sicher gespeichert und jederzeit zugänglich sein.
• Zugänglichkeit: Arbeitnehmer ohne Online-Zugang müssen die Möglichkeit haben, die Abrechnungen vor Ort einzusehen und auszudrucken.
• Rechtliche Grundlage: Die Bereitstellung in digitaler Form erfüllt die Anforderungen gemäß § 108 GewO.

Das BAG stellte klar, dass ein Anspruch auf Papierabrechnungen nicht besteht, sofern die digitale Bereitstellung den gesetzlichen Vorgaben entspricht. Die Entscheidung unterstreicht die fortschreitende Digitalisierung im Arbeitsalltag und die damit verbundenen Vorteile.

Ich sehe dieses Urteil  kritisch:

1. Zugangsbeschränkungen: Nicht alle Arbeitnehmer verfügen über die technischen Mittel oder den Zugang, um digitale Entgeltabrechnungen abzurufen. Dies könnte insbesondere ältere oder weniger technikaffine Personen benachteiligen. Vor allem ist  es aber ein Problem, wenn Mitarbeitende von den Zugangssystem abgeschnitten sind, weil sie unvorhergesehen freigestellt wurden, z. B. im  Rahmen der Vorbereitung einer Arbeitgeberkündigung. Diese Fälle habe ich immer wieder: Mitarbeiter werden von heute auf morgen freigestellt  und von allen IT-Systemen der Firma abgeschnitten. Sie haben oft wichtige Dokumente, z. B. auch Entgeltabrechnungen gar nicht verfügbar, weil sie nicht auf  die Kappung ihrer Zugänge zu  den IT-Systemen des Arbeitgebers vorbereitet waren. Das ist  dann ein mühsamer Prozess, an diese Dokumente zu gelangen.
2. Datenschutzbedenken: Die Speicherung und Bereitstellung von sensiblen Gehaltsdaten in digitalen Postfächern wirft Fragen zur Datensicherheit und zum Schutz vor unbefugtem Zugriff auf.
3. Holschuld-Prinzip: Das Urteil betont, dass Arbeitnehmer die Abrechnungen aktiv abrufen müssen. Das ist eine zusätzliche Belastung für Arbeitnehmer, die möglicherweise nicht regelmäßig oder nicht mehr Zugang zu den digitalen Plattformen haben, siehe oben.
4. Fehlende Papieroption: Obwohl das Urteil die Digitalisierung fördert, ist bedenklich, dass Arbeitnehmern keine Wahlmöglichkeit zwischen digitaler und papierbasierter Bereitstellung gegeben wird, was eine Einschränkung der Arbeitnehmerrechte darstellt.